限られた時間の中で、「～したかったのにできなかった」とならないようにするために有効なのが、“前もって手順を整える”、つまり「段取り」です。仕事においては段取り8割という言い方もあるほど、重要視されています。

段取りとは、上記のように“事がうまく運ぶように”前もって手順を整えることです。やりたいことがあっても、外的要因によって予想以上に時間がとられてしまうこともありますよね。

けれど段取りをつけることによって“自分がすべきこと”が明確になります。その上で物事に優先順位をつけると、外的要因に振り回されることなく、自分が今やるべきことに集中できるでしょう。それは、自身の目的をしっかりと達成することに繋がりますね。

段取りを立てる前に知っておきたいのが、「それにかかるおおよその時間はどれくらいか」ということです。ところで、自分がこなしている仕事や家事について、何にどのくらいの時間がかかるか、把握していますか？

パソコンによる資料作りや家事にどのくらい時間をかけているか、普段あまり意識することはないかもしれません。例えば“料理”とひとことで言っても、献立決め、買い物、調理、後片付けなどの工程があり、一つひとつにどのくらいの時間をかけているかは把握しづらいところですよね。

「優先順位からすると低い、でもいつかはやっておきたい」とか、「今やっておけば後からラク」という家事やタスクって、案外多いもの。一つの大きな目的に対して段取りを立てるためにはもちろん、日ごろの隙間時間を有効に使うためにも一つひとつの「かかる時間」の把握はしておきたいですね。

あれもこれもやりたい、と思っていると、案外何一つできないままに終わってしまうものではないでしょうか…。まずは「これをやる」と目的を一つに絞ることから始めましょう。例えば、一週間後の会議に使う資料をまとめる、としましょう。

それをやり遂げるために必要と思われることを、まずはすべて書き出してみましょう。必要な資料を集めたり検討することや、誰かに意見を伺う必要性もあるかもしれません。

次はその中において、優先順位をつけていきます。必ず欲しいデータと、あれば嬉しいデータとでは、優先順位が違いますよね。必ず欲しいものについては、高い優先順位としましょう。

最後にゴールから逆算して、優先順位の高いものから予定に組み込んでいきます。かかる時間を考慮し、自分の思い通りには進まない可能性もあることや不測の事態に備えて、できるだけ余裕を持って予定を立てましょう。

仕事に限らず家事や、どこかへ出かけた際にでも、必ずやりたいことや必ず訪れたい場所があるでしょう。まずはそれを最優先して、使える時間の範囲内で予定を立てることで、「〜したかったのにできなかった」というしこりのような思いはどんどん減っていくでしょう。

目的を達成するためにゴールから逆算する良いくせをつけ、ひとつひとつ確実にこなしながら充実した毎日を過ごせたら、とても素敵なことですね。