「段取り力」で質が上がる！
では早速、段取りのためのポイントを見ていきましょう。
1. 「やるべきこと」「できること」を把握する
2. 目的達成までのプロセスを想定する
料理のレシピを想像するとわかりやすいのではないでしょうか。メニューを決めて、そのために材料は何がどれだけ必要か、調理時間はどのくらいかかるのか、どんな手順だと失敗しないか、と美味しく作るために準備をしますよね。材料や道具を持ち合わせていなければ作れないメニューもあります。仕事も同じ。目的を決めて、そのために必要なことを計算していけばイメージ通りに出来上がるはずです。
3. アレもコレもの前に、優先順位を判断する
何かに取り組む時、「優先すること」を把握していると作業が進めやすくなります。緊急度・重要度・難易度を考慮して、行動する順番を決めていきましょう。
まず手をつけるべきなのは重要度が高いことから、と考えがちですが、仕事が早い人の中には「重要度の低いメールほど早く返信する」という人もいるようです。つまり、簡単な対応で済む作業はさっさと手放してためこまないということ。仕事環境や個人の考えにもよるところですが、いずれにしても「合理的に」作業の順番を決めることで数と質をこなしていけるようになるのです。
4. 短期・長期でのビジョンを持つ
「来年は休暇をとって海外旅行に行こう」そんな目標が今を頑張れるモチベーションになることがありますよね。でも、具体的なプランを立てておかなければ、海外どころか国内旅行もできないまま時間が過ぎてしまうことに……。
例えば、休暇を取得するために準備することや旅先の絞り込みなど、短期的な計画も進めていきましょう。段取り力を高めるためには、短期・長期、両方のビジョンを持つように！
5. トラブルも想定しておく
周囲から信頼され「できる人」と評価されているのは、リスクやトラブルを前もって想定できる人、そして実際にトラブルが生じた場合に対応できる人。段取り良く自分を成長させていくために「想定力」は重要です。
6. 費やす時間を計算する
時間が欲しいとどんなに願っても1日は24時間。あなたは毎日の時間配分を計算していますか？
仕事を終える時間、新聞やSNSに目を通す時間。何かが滞っていたり、仕事とプライベートのバランスが偏っていると感じたりしたら、時間の使い方を見直してみましょう。
7. 整理して、振り分ける
メールや書類などは関連フォルダを作ってすぐに整理すること。重要性や緊急性がわかるようにチェックを入れておいたり、フォルダの名前や順番を変えたりして工夫を。
8. 不確かなことを明らかにする
不明点を明らかにすることが解決の早道。新しい仕事の依頼を受けた時や慣れない地への出張前などは、「わからないこと」をリストアップするのも1つの方法です。相手の意向を確かめておいたほうがいい時もできるだけ早めに。せっかく頑張ってもミスや勘違いで後からまたやり直し、なんて残念ですよね。
9. 頭の中をメモにして書き出してみる
ノートでもスマホでもかまいません。アイデア、目標、ToDoリストなどを書き出してみましょう。客観的に見直すと、自分でより把握しやすくなります。図にしてみるのもいいですね。
10. スケジュールを管理する
段取りよく暮らすにはスケジュールを管理することは必須事項。予定を無理に詰め込みすぎていないか確認を。逆に空白ばかりの場合は、計画を立てて書き込むようにしましょう。
11. プランや情報を周囲と共有する
仕事でも家庭でも、自分1人で抱え込まないことが効率を上げていく秘訣。今後のプランや、今ある課題、過去の反省点と改善方法など、周囲ともコミュニケーションをとって共有するようにしましょう。
12. 立ち止まり、振り返る
仕事ができる人はたいてい息抜きも上手なもの。詰め込みすぎが良い結果を生まないことを知っているのです。段取り力を高めるためには、どこかで一度立ち位置を確認して成果を振り返ってみましょう。振り返るといっても、自分の失敗やできなかった過去を後悔するのではなく、この先何をしたら良いのかという前に向かうための見直しを。
段取り術を磨くのは、毎日の積み重ね
そんな毎日を丁寧に消化吸収していきましょう。
経験の積み重ねは必ず、段取り術に活かせるはずですから。
目の前には課題が山積み！そんな時、どれから手をつけたらいいのかわからないと、「やらなくちゃ」という焦りばかりがたまっていきます。
大切なのは状況把握。今まずやらなければいけないのは何か、実現可能なことはどれかを考えましょう。