それらのメールに対してどのように対応していますか？内容に目を通し、すぐにアクションを起こす人もいれば、目は通すものの「時間のあるときに返そう」と思う人もいますよね。
返事は「早く」が基本
"受けた"メールであれば何とも思わなくとも、自分が"送った"側であれば返事がとても気になるということはありませんか？返事が遅いというだけで「失礼があったのではないか」等、無暗に不安な気持ちさせられるものですね。
そもそも送り手と受け手の温度差が違うこともよくあることです。その温度差は不安だけでなく、返事が来ないことによって仕事が前に進まない等の弊害を生んでいるかもしれません。
早く返事をするということは、連絡を受けた側にとっては一度内容を把握すれば済む、連絡をした側にとってはすぐに次の行動に移せる等、双方にとってメリットがあります。
返事の内容ははじめから決まっているはず
「すぐには返事できない」「よく考えてから返事をしよう」という人もいるかもしれません。でも、すぐに返事をするのと、時間をおいて返事をするのとで内容は大きく変わるでしょうか。
返事の内容はタイミングに関わらず、ある程度決まっているはず。スケジュール的にできるできない、内容によって行く行かない等、予定を見ればすぐに分かったり自分で判断できることがほとんどですよね。
時間が経過するほど心証が悪くなる
例えば、仕事関連の懇親会があるとメールで連絡が来たとしましょう。時間をおかずに「はい、参加します」と答えた場合と、かなり時間が経ってから「はい、参加します」と答えた場合を比べてみてください。時間が経過している間に、相手は"どんな経過があったのだろう"と不要な詮索をしたくなるのでは？
返答がYESならまだしも、時間がたってから「すみませんが参加できません。」など、断りの内容だったとしたらすぐに断るよりも心証が悪いのは確実です。断る時ほど迅速な返事はマナーと心得たいですね。
少なくともリアクションを
内容によっては即答できないものももちろんあります。そんな時でも連絡があるのとないのとでは印象が全く変わりますよね。「メールを読みました。検討してご連絡します。」というように、少なくとも内容を把握したことは伝えたいところです。
返事を「早く」することの効果
早い返事というのは、相手とテンポよく連絡を取り合うということです。時間をおかずに話を進めていくことはスムーズに物事を進めていくことにつながります。
返事が早いことに対して驚かれることはあっても嫌がられることはありません。返事が早いほど心証は良くなるはずです。なぜならメールを送ってくる相手はほとんどの場合に用件があり、常に返事を求めているからです。
返事を「早く」するためのコツ
「落ち着いてから後でゆっくり返事を書こう」そう思うから返事が遅くなるのかもしれません。でもメールの返事においてゆっくり書くほどの長文はあまり好まれませんよね。
要点を押さえて、簡潔にまとまったメールは印象が良いものです。また、記憶にも残ります。「文の無駄を省き、簡潔にすること」。これは良いメールであるとともに早く返事を書くためのコツでもあります。
簡潔でありながらも、相手を気遣うひと言は忘れたくありません。特にメールにおいては顔が見えないからこそ相手への気遣いは大切にしたいところですね。
おわりに
メールは仕事の報告をする際にもよく使います。報告のメールというのは受けた側は読むだけということも多いですよね。でも、なにも返さないのと、「了解しました。ありがとう。」と返すのとでは報告した側の気持ちは大きく違うのではないでしょうか。
メールは、今となってはさまざまなシーンで無くてはならないものです。便利な反面、返事の仕方やレスポンスによってはストレスになる事もあります。どんな場合でも返事が欲しいからこそ送るメール、なるべく早い返事を心がけお互いに気持ちよく連絡を取りあいましょう。
パソコンに送られてくる仕事関係のメール、スマートフォンに送られてくるプライベートのメールなど、連絡を取るのが容易になったことから毎日のようになにかしら送られてくるメール。