たくさんのことを伝えたい
数人、数十人が集まって開かれる会議やミーティング。全ての人に同時に情報を伝えるための大切な場ですよね。自分が伝える立場である時、どんなふうに伝えようとしますか？
伝える側であればたくさんのことを伝えたい、でも聞く側であれば要点をまとめて簡潔に言ってほしい。立場が違うと会議やミーティングの景色も違って見えるものです。伝えたいことがたくさんある時の「伝え方」にはポイントがあるんです。どんなポイントかさっそく見ていきましょう。
話す立場と聞く立場の違い
例えば1時間の会議の場で自分が話をする時、話す順序や内容についてある程度の計画を立てると思います。たくさんの伝えるべき情報がある時、1時間の流れをどのように組み立てますか？
会議の目的、話すべき内容、質疑応答は必要かどうかなど、たった1時間では時間が足りないように感じるかもしれません。伝えるべきことが多ければ多いほど、困ってしまいますよね。
立場を逆転させて計画を見てみよう
なんとかして1時間の予定を組み立て終わったら、今度は自分が話す側ではなく聞く側であるとして、どんな1時間になるか客観的に想像してみましょう。
伝える側にいると「たった1時間」と思えたものが、聞く立場であれば全く異なる印象を抱くのではないでしょうか。さらに、あまりにたくさんの情報を一度に伝えられても、本当に大切なことさえ頭に残りにくいかもしれません。
頭に残る情報量には限りがある
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例えば授業において、あるいはものを買う時の商品の説明でも、「これには10個のポイントがあります」と言われたらどうでしょう…。話を聞く前から多すぎる、と感じませんか？成人が一度に短時間で記憶できる量というのは、5〜9個、平均して7個と言われています。
話す側にとってはどんなに大切な10個でも、聞く側にとっては多いと感じてしまいますよね。もちろん会議やミーティングも同じです。多くのことを伝えたい時にこそ「全てを伝えない」ことが大切なのです。
「全てを伝えない」ことでしっかり伝えるポイント
平均して7個とはいえ、より印象強く記憶に残すにはポイントを3つに絞るのが有効でしょう。この方法を用いたプレゼンで特に有名なのが、スティーブ・ジョブズ氏ではないでしょうか。
なぜなら情報量が多いほど、人によって何が頭に残っているかが異なってしまうからです。大切なことを７個話したうち、ある人は1.5.7番目の話が記憶に残り、ある人は2.5.6番目が残ったとしましょう。
これでは、必要な情報を一度に等しく伝える場である会議やミーティングの意味を為しません。伝えたいことがたくさんある時ほど、情報をしっかりと絞って「全ては伝えない」ことを念頭におきましょう。
目的をはっきりさせる
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そして会議の冒頭において、この会議がなんのために開かれているのかという目的をはっきりと打ち出し、まず「今日の議題のポイントは3つである」と具体的な数で伝えます。
全体像をイメージさせ、結論から述べる
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次に細かい内容ではなく全体がイメージできるよう、ポイント3つについての結論を述べます。結論から話すことによって結局何を言いたいのか、または、この話はいつ終わるのかといった余計な推測をせずに済むために、話の内容に集中できます。
他の情報は都度提示できるような準備を
もちろん、3つの選択に漏れた情報であっても、必要な人には必要です。求められた際に都度提示できるように、資料等に別途まとめておくなどの準備が必要でしょう。
伝わらなければ意味がないから
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どんなにたくさんの伝えたいことや伝えるべきことがあるからといって、一生懸命に言葉を尽くしたところでほとんど伝わらないのでは、意味がありません。
伝えたいことが多い時ほど、限られた時間の中に最大限盛り込む工夫をするのではなく、削ぎ落とすことを求められるでしょう。まずは3つという制約を自分の中に作り出し、できるだけシンプルにすればするほど伝わるはずです。次の会議で、ぜひ試してみませんか？
