仕事が早い人は返信も早い。時間を無駄にしない“できる人”のメール術

メール処理に時間がかかっていませんか？

みなさんは仕事中に「毎日メールの量が多過ぎて仕事が進まない」「メールの返信に悩み過ぎてしまう」などの壁にぶつかっていませんか？時間をかけてメールの質を上げることも可能ですが、毎日の仕事はメール以外にもたくさんあり他の仕事を確保する時間も必要ですよね。

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しかし、ちょっとしたコツを知るだけで、メールに時間がかかりすぎてしまう「メール下手」さんもメールにかける時間を一気に減らすことができますよ。仕事が早い人のメールからヒントを得た、メール術をご紹介します♪

《メール術》対応編

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「あの人は本当に仕事の段取りがいいな～」という仕事が早い人は、常に特定なことを意識しながら仕事をこなしています。仕事が早い人はどのようなことを考え、それがメール処理にどのように関係しているのかをご紹介します。

メールチェックのタイミングにルールを決める

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仕事が早い人は、1日の仕事の中でメールを見るタイミングを決めていることが多いです。つまり、ダラダラとメールを眺めているのではなく、時間を区切って仕事をしています。例えば、メールをチェックするタイミングを「朝一番→昼休み前→昼休みあけ→会議前→会議後→退勤前」と決めるなど。そうすれば、それ以外の時間は他の仕事に集中できますよね。

メールに優先順位をつけない

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メール対応が苦手な方にありがちなのが、メールの返信に優先順位をつけてしまうことです。実は仕事が早い人ほど、作業に優先順位をつけない傾向があります。

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例えば、メールを開いて「誰からのメールを先に返信するべき？」「どのメールを後回しにする？」「この案件は優先順位が低い？」などと考えている時間が無駄だからです。そんなことを考えている間に、「今」すぐメールを返信してしまった方が効率的だと考えているからです。

相手の思考を先回りする

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メールをチャットだと思わず、できるだけ相手との回数を減らすことができるように意識を変えること。これはなかなか難しく、つい「あの話聞き忘れてしまった～」などメールを送った後に気がつくという経験がある方も多いのではないでしょうか。相手の様子や仕事状況を把握して、相手の思考を先回りする意識を持つだけでも変わるはずです。

無駄をなくす

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仕事が早い人は「無駄」を嫌い、いかに効率的に作業を進めることができるかを考えながら、仕事に向き合っています。例えば、きちんとメールの内容が伝わらなかったために、本当は必要がなかったメールのキャッチボールが行われるのが「無駄」だと考えています。誤解なく伝えようとするだけでも無駄なメールを省き、効率的に仕事をこなすことができますよね。

《メール術》書き方編

常に目的を意識する

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メールが送られてきた「目的」が見えないと、受け取った相手が困ってしまいますよね。メールを書くのが苦手な方の中には相手を思いやるゆえ、ついダラダラと長いメールを書いてしまったという経験がある方も多いはず。

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「このメールを送る目的は何か？」ということを常に意識しながらメールを書くだけでも、メールに費やす時間が変わります。目的を最初に書くとより相手に伝わりやすいメールを書くことができますよ。

相手が見やすいビジュアルにする

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文字がぎっしり詰まっていて読みにくいメールや、何度読み返しても結論がわかりにくいメールを書いていませんか？箇条書きや相手のメールを引用して返信するなど、ビジュアル的にも美しく、読みやすいメールが理想ですね。

めんどくさいメールにしない

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メールの送信相手にとって「めんどくさそう」と思わせるメールの書き方はNG。相手に「めんどう」と思わせてしまった時点で、相手は返信する気をなくしてしまう可能性があります。返信がこない＝自分自身の仕事も滞ってしまう可能性もありますよね。

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相手を思いやり、まるでラブレターのようにメールを書くことができれば受け取る相手も気持ちよく「返信したい」と思ってくれるはず。ただし以下のようなメールを送ってしまわないように、特に初対面の相手には気をつけましょう。

・　質問攻め
・　無駄に長い文章
・　相手を不快にさせる強い表現・言い回し
・　一方的な約束　など…