ビジネス英会話でスキルアップ
でも、イレギュラーな時であっても、最低限の受け答えはビジネスマナーとしてマスターしておきたいところ。会社で必要になりそうな人やTOEICの勉強で必要という人もいるかもしれません。
実はビジネスでの電話やメールの基本的な受け答えは、ほとんどがシンプルな文法と単語でこなすことが出来ます。今回ご紹介する電話＆メール対応で使うビジネス英語を、繰り返し練習して身につけておきましょう！
電話応対で使える英会話集
電話を受ける～相手の名前を聞く
【自分】
Hello. This is AAA company. （こちらはAAAカンパニーです。）
【相手】
Hi, this is BBB from CCC company. （C社のBと申します。）
May I speak to Mr. DDD, please? / Could I speak to Mr. DDD, please? / I’d like to speak to Mr. DDD. （DDDさんをお願いします）
【自分】
Could you hold on a moment, please? （少々お待ちいただけますか）
もし、カスタマーセンターなどエンドユーザーのお客様から電話がかかってくるようであれば、「May I help you? / How can I help you? （ご用件を承ります）」を付け足してみても良いですね。
相手の名前を聞く時は「What’s your name? / Who are you?」と聞いてしまいそうですが、この言い方は「あなた誰？」に近いニュアンスなので、ビジネスでは失礼にあたります。「May I have your name, please? / May I ask who is calling（どちらさまですか？）」を使いましょう。
取り次ぐ人を聞き取れなかった場合や、申し出がなかった場合は、「May I have your name again, please?（もう一度お名前を伺ってもよろしいですか。）や「Who would you like to speak to? （どなたにおつなぎしましょうか？）」が使えますよ。保留にして取り次ぐ際は「渡す」と言う意味を持つ「transfer」を使って、「Let me transfer you to Mr. DDD.（DDDさんにおつなぎいたします）」と言うフレーズを使ってもOKです。
取り次ぎ相手が電話に出られない場合
【自分】
I’m sorry. He is away from his desk right now. / I’m sorry. He is not at his desk at the moment.
（申し訳ありません。彼は今、席をはずしております。）
Would you like to leave a message? （ご伝言を承りましょうか？）
Should I have him call you back?（折り返し電話させましょうか？）
【相手】
Could you tell him that BBB called? （彼にBBBから電話があったと伝えていただけますか？）
I'll call him back later.（あとでかけなおします。）
申し訳ないと伝えるのに、日本人にとっては「I’m sorry」の方が使いやすいかもしれませんが、ネイティブは「I’m afraid」も多く使うようです。どちらも、切り出しにくいことを言う前に使うという点では同じですが、後者の方がよりビジネスライク。「afraid」には「恐れる」と言う意味があるので、相手に迷惑をかけてしまうのではないか、というニュアンスを含ませることができるんです。
取り次ぎ先が電話中だったり、上司と話し中だったりした場合は、こんなやり取りがあるかもしれません。
【自分】
I’m afraid he is not available right now. （申し訳ありませんが、只今電話に出ることが出来ません。）
【相手】
Could you tell him to call me back? （折り返しをいただけるよう伝えていただけますか？）
【自分】
Sure. Does he have your phone number? （承知いたしました。彼はあなたの電話番号を知っていますか？）
【相手】
I don’t think so. （知らないと思います。）
My phone number is 1234. （私の番号は1234です。）
【自分】
Let me repeat your phone number. （お電話番号を復唱させていただきます。）
Your phone number is 1234, is that correct? （1234で、お間違いないでしょうか？）
【相手】
Perfect, thank you. Bye! （その通りです、ありがとう。では。）
【自分】
Bye, have a nice day! （では、良い一日を！）
【相手】
You too! （あなたも！）
用件を伺いたい時
初めて受ける相手からの電話の場合、どんな用件かを明確にしてから取り次ぐのがビジネスマナー。例えば、こんなフレーズが使えます。
【自分】
What is this regarding? / What is the purpose of your call? (どのようなご用件ですか？)
May I know what this regards to? (どのようなご用件かお伺いできますか？)
メールのやりとりで使える英会話集
宛名の書き方
宛名は日常で送るメールと同様に「Dear Mr. DDD,（DDDさん）」から始まります。もし、相手の名前がわからない場合は、「To whom it may concern, （関係者の方へ）」を使いましょう。もしくは、部署名や役職名を使ってもOKです。
日本だと「お世話になっております。」や「お疲れ様です。」と冒頭に入れることが多いですが、英語にはこのような表現がありません。「Hi, Mr. DDD. ～」で本題に入ります。ある程度知っている相手の場合は、名字ではなく名前を使うことも多いですよ。
お願いしたい時
何かをお願いしたい時や、指示を出す時はmustやshouldは強いニュアンスになるので、より丁寧な表現が好まるビジネスシーンではwould like to やwouldを使います。
I would like to ask you to provide me with official information. （正式な情報を提供していただきたいです。）
I would appreciate it if you could provide me with official information. （正式な情報を提供していただけるとありがたいです。）
感謝/謝罪したい時
感謝/謝罪したい時は、皆さんもご存知の通り「Thank you. (ありがとう。)」「I‘m sorry. （申し訳ございません。）」を使うことが出来ます。もっとフォーマルな表現を使いたいなら「We appreciate ～」「I apologize for ～」を使ってみましょう。
署名の記載は日本と同様
署名に記載する内容は、日本のビジネスメールとほぼ同じです。部署名や会社名は英語表記が決められている場合があるので、使用する前に確認してみましょう。
①名前
例）Hanako Yamada
②部署名
例）Sales department（営業部）、Marketing Department（マーケティング部）
③会社名
例）AAA Inc. / AAA Co., Ltd. / AAA Corporation（AAA会社）
④会社所在地
例）1-2-3 Nagatacho, Chiyoda-ku, Tokyo 456-7890, Japan
⑤Eメールアドレス
例）E-mail: aaa@bbb.ccc
⑥電話番号・FAX番号
例）Tel: +81-1-2345-6789
⑦WebサイトURL
例）URL: https://www.bbb.ccc
シンプルな言葉をはっきりと
英語でのコミュニケーションに慣れないうちは、聞き取れなかったり、上手く伝わらなかったりして、焦ってしまいがち。コツはシンプルな言葉をはっきりと話すことです。今回ご紹介したフレーズを練習して、いざというときにスマートに対応できるように準備しておきたいですね♪
突然英語の電話やメールを受け取ったら、慌ててしまい電話主が誰か、用件は何か、聞き忘れてしまいそうですよね。ビジネスで使う英語は、日常会話で使う英語と少し違います。特に電話対応は慣れていないと、非常に緊張してしまうものです。