英語が苦手でも大丈夫!今すぐ使える「英語ビジネスメール」例文集

英語が苦手でも大丈夫!今すぐ使える「英語ビジネスメール」例文集

普段英語に触れる機会がない人にとって、急に英語でメールが送られてきたら戸惑いますよね。ましてや、もし仕事で送られてきたら……苦手な英語+ビジネス上失礼のない文章etc.考えることがたくさんあって、1件のメールを返信するだけでも時間がかかってしまうかもしれません。そんな方に、今日から使える「英語ビジネスメール」例文集をご紹介します。突然必要に迫られた時や、これから仕事で使うタイミングがあるという方はぜひ参考にしてみてください。2021年05月14日作成

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突然仕事で必要になった英文メール…どうしよう!?

英語が苦手でも大丈夫!今すぐ使える「英語ビジネスメール」例文集
出典:unsplash.com
普段英語に触れる機会がない人にとってハードルが高い英文メール。仕事などで突然必要に迫られた時に戸惑ってしまう方も多いはずです。でも実は、英語も日本語のビジネスメールと同じように流れやマナーを掴めば、それほど難しいものではないですよ。

英語のビジネスメールの注意事項と、今すぐに使っていただけるような英語ビジネスメールの例文をご紹介します。少しでもお役に立てれば嬉しいです♪

英語ビジネスメールで気を付けたいポイント

回りくどい表現はNG。5W1Hを意識しよう

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英語のビジネスメールでは、要点をまとめて簡潔に相手に伝えることが大切。書き初めの文章がつい長くなり回りくどい表現にならないように注意が必要です。

5W1H【When・Where・Who・What・Why・How】を意識して、自分の伝えたいことを整理しましょう!
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日本語のビジネスメールで書くような季節などの挨拶などは最小限にして、本題に入るのが基本。「いつもお世話になっております」などの一文も特に書く必要はないですよ。必要な情報を全て入れたうえで、いかにコンパクトにメールをまとめることができるのかが鍵になります。

命令口調にしない!英語にも丁寧表現がある

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丁寧にきちんと書くことが英語の丁寧語や敬語です。例えば、こちらがお客さんの立場や苦情を伝える場合でも、日本語と一緒で命令口調や横柄な文章はNG。
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状況や立場などによっても微妙なニュアンスの違いは出てきますが、例えば、次のような表現は命令口調、もしくはそれに近いニュアンスが含まれているのでビジネスの場面では好ましくないとされています。

・Send me the document!(書類を送って!)
・Please send me the document.(書類を送ってください)
・Can you send me the document?(書類を送ってくれますか?)
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家族や友達にお願いする場合は、先ほどの文章でも問題ない場合が多いですが、ビジネスマナーとしては次の表現のほうがより丁寧で好感を持ってもらえるはずですよ。

・Would you send me the document?(書類を送っていただけますか?)
・Could you possibly send me the document?(できましたら、書類を送っていただけますでしょうか?)
・I was wondering if you could send me the document. (書類を送っていただけるとありがたいのですが)
・Would you mind if I asked you to send me the document?(書類を送ってとお願いしてもお気を悪くなさらないでしょうか?)

ダイレクト過ぎる表現に注意!クッション言葉を活用しよう

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日本語のビジネスメールにも「恐れ入りますが~」や「お手数をおかけしますが~」という表現があるように、英語にも便利なクッション言葉が存在します。ダイレクト過ぎる表現は失礼にあたることもあるので、クッション言葉を習得できると便利です。

便利なクッション言葉

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・I’m afraid that~(残念ながら)
・Unfortunately,~(あいにく)
・Could you be so kind as to~?(恐れ入りますが)
・Would you kindly~?(お手数ですが)

・I’d love to~but…(そうしたいのは山々なのですが)
・If you don’t mind me asking(差し支えなければ)
・I apologize for the inconvenience, but~(ご不便おかけして申し訳ありませんが)

スラングは友達に送るメールじゃない場合は使用NG

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スラングとは、日本語でいうと若者言葉や俗語などにあたります。友達などの親しい人へ送るメールならスラングを使っても何も問題ないですが、ビジネスの場面でのメールなのであくまでもきちんと丁寧に書くことが必要。
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砕け過ぎる表現は相手に不快感を与えるだけではなく、会社間の信用問題になってしまうことも。何がスラングで何がそうでない表現なのかわからない場合は、「この表現はスラングなのかな?」と一度立ち止まって確認すると良いですよ。

お付き合いが長い間柄だと、フレンドリーにスラングを使う場合もあります。しかし、基本的にはこちらからスラングを使わない方が安心です。

相手の名前・敬辞を間違えないよう注意。正しい使い方を学ぼう

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日本語で「~様」と書くように、英語にもマナーがあります。男性は「Mr.~」、女性は 「Ms.~」 という使い方がスタンダード。「Dear」を書き出しに書くかどうかは、そこまでこだわる必要はありませんが、相手が初めてメールを送る相手であったり、お客さんだったり、目上の方の場合は「Dear」を添えた方がより丁寧な印象を持ってもらえますよ。
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女性の場合には独身の方に対しては「Miss.」、既婚者には「Mrs.」 を使うことができるのですが、最近では「Mrs.」 という表現を好まない人も多くいます。「Mr.」に“s”を付けて“Mrのモノ”という解釈ができてしまうからだそうです。また、相手か既婚か独身かもわからない場合も多いので、無難に「Ms.~」 としておくのが良いですね。
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・相手の性別がわからない場合
 Dear Mr./Ms.(相手の名前)

・相手の性別だけわかる、名前がわからない場合
 男性→Dear Sir,
 女性→Dear Madam,

・性別も名前も分からない場合
 Dear Sir or Madam,
 Dear all,(複数の場合)

・担当者名も担当部署名も分からない場合
 To whom it may concern,(ご担当者様)

相手の名前の間違いに注意!スペルを確認しよう

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日本語でも起こりうることですが、相手の名前は正確に書きましょう。せっかく本文を完璧に書いていても、名前が間違っていると最初から良くない印象に。特に、馴染みのない名前は失礼のないようにスペルチェックを怠らないことが大切です。

そのまま使える!英語ビジネスメールの例文集

1.件名

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日本語と同じく、英語のビジネスメールも“簡潔&内容が明確にわかる”ことが大切です。あまりにも曖昧で抽象的な件名だと、スパムメールだと勘違いされて読み飛ばされてしまう可能性もあります。

また、件名は全て大文字で書く必要はありませんが、最初の一文字を大文字にするorそれぞれ単語を大文字で始めましょう。定番となっているお決まりの表現を使い、パッと見て内容がわかる親切な件名を心がけましょう!

【~について/~の件】Regarding~/About~

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・Regarding the party on Friday(火曜日のパーティーについて)
・Regarding the project schedule(プロジェクトのスケジュールに関して)
・About your appointment at ABC Corporation(ABC社でのお約束について)
・About your inquiry for our service(弊社サービスに対するお問い合わせの件)

【~に関する問い合わせ】Inquiry about~/Question about~

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・Inquiry about new products(新製品に関するお問い合わせ)
・Inquiry about the conference(カンファレンスに関するお問い合わせ)
・Question about a presentation on Monday(月曜日のプレゼンテーションについてご質問)

【~ありがとうございました・御礼】Thank you~

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・Thank you for your visit today(本日はご足労いただき、ありがとうございました)
・Thank you for your participation in the meeting(ミーティングへのご参加ありがとうございました)
・Thank you:Today's meeting(御礼:本日の会議につきまして)

【~のお願い・依頼】Request for~

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・Request for Estimate(お見積もり依頼)
・Meeting request(ミーティングのお願い)
・Action Requested: Tokyo conference schedule(ご対応お願いします:東京会議のスケジュール)

【お知らせ/通知】Notification/Announcing

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・Notification of shipment(出荷通知)
・Notification of transfer of headquarters(本社移転のお知らせ)
・Announcement:Startup meeting for the new project(新プロジェクトのスタートアップミーティングのお知らせ)

2.書き出し

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日本語のビジネスメールとは違い、一文目から自己紹介とメールの目的を記載してOKですが、ちょっとした気遣いを添えて書く場合も。例えば、

・I hope you do not mind my contacting you out of blue.(突然のご連絡失礼いたします)
・I hope you are doing well.(あなたが元気であることを願っています)
・It was a pleasure meeting you yesterday.(昨日はお会いすることができて嬉しかったです)

などがあります。昨日、会った相手なら「Thank you for yesterday.」 など、一言添えるだけでも好印象ですね。

3.自己紹介

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日本人の私たちは自分のことを紹介するのが得意ではない場合がほとんど。しかし、英語では自己紹介は簡潔に、そして明瞭に行いましょう。部署や役職が変わるたびに、新しい単語を覚えれば語彙力も増えていきますよ!
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・My name is~, from ABC Corporation. (ABC社の~と申します)
・My name is~, senior director of sales for ABC Corporation.(私はABC社の販売部門のシニアディレクターをしております、~と申します)
・This is~, the secretary to the president.(社長秘書の~と申します)
・I am~, an IT manager for ABC Corporation and I am currently handling technical division.(私はABC社のITマネージャーであり、現在はテクニカル部門も担当しております、~と申します)

4.メールの目的

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どうしてメールを送っているのか、その目的を最初に書くことが大切。自己紹介をした後に、続けて述べましょう。英語のビジネスメールでは特に先に結論を述べた方が好ましいですよ。

問い合わせや質問がある場合

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・I have a question about~(~について質問があります)
・I'm writing to ask about~(~について伺いたくご連絡しています)
・I would like to ask you~(~について伺いたいのですが)

御礼を伝えたい場合

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・Thank you for contacting ABC Corporation.(ABC社にお問い合わせいただき、ありがとうございます)
・We are grateful to have received your order.(ご注文ありがとうございます)
・Thank you for inviting me to the party.(お誘いいただき、ありがとうございます)
・We appreciate your advice.(ご指導くださり、ありがとうございます)

お願いがある場合

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・I would appreciate it if you could~/I would be grateful if you could ~(~していただけますと幸いでございます)
・Could you possibly~?(~をして頂くことは可能でしょうか?)
・Would you mind if I ask you to reschedule the appointment?(お約束の日程を変更して頂けますでしょうか?)

お知らせしたいことがある場合

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・We would like to inform you that CEO will resign on 17th of March.(CEOが3月17日に退職することをお知らせいたします)
・ We are pleased to let you know that you have been selected for the position of sales manager.(セールスマネージャーとしてあなたを採用することを喜んでお知らせいたします)
・We will let you know once we decide.(決まり次第お知らせします)

5.締めの言葉

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結辞にも色々な種類がありますが、一般的には「Yours sincerely,/Sincerely,/Sincerely yours,」のどれかを使うと良いでしょう。その他には、

・ややフォーマル→Yours truly,/Truly yours,
・フォーマル→Yours respectfully,/Respectfully yours,
・親しい相手→Yours,/Best regards,/Thanks,/Cheers,/With love,

などがあります。
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また、イギリス式とアメリカ式で違う結辞を使います。代表的なものは下記のようになりますが、あまり難しく考え過ぎなくても大丈夫です!

イギリス式→Yours sincerely,/Yours truly,/Yours faithfully
アメリカ式→Sincerely yours,/Truly yours,/Very truly yours

結辞とは別に、相手に何かをお願いした時などに「Thank you very much in advance.(事前にお礼させていただきます)」という表現もセンスが光る一言です!

“焦らず・確実・丁寧に”を心がければきっと大丈夫!

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英語ビジネスメールも基本を抑えていれば、極度に緊張する必要はありません。相手に失礼なく、丁寧に対応する姿勢は言語の壁を超えて、きっと相手にも伝わるはずです。一つ一つのメールを確実にこなしていくことで、自分にも自信が持てるようになりますよ。みなさまのご参考になれば嬉しいです♪

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