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「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意

「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意

仕事においてはもちろん家族間、友達同士においても、相手に何かを説明することは得意ですか?日本のビジネスパーソンの約8割が苦手だと答えているという説明トークですが、説明を求められる機会というのは案外多いものですよね。どうしたら自分は快く、そして相手にわかりやすく説明できるのか、その極意をご紹介します。2020年08月05日作成

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相手にわかりやすいように説明するって難しい

相手にわかりやすく物事を説明しようとするとき、どんな話し方を心がけていますか?家族であれば家族だけに通じるニュアンスや例えもあるかもしれませんが、仕事となるとそうはいきませんよね。
特に大勢を前に説明する場合、つど質問を受けていては説明の流れを変えることになってしまい上手くいきません。でも、わかりやすく説明するためのコツさえ覚えれば、大丈夫!さっそく見ていきましょう。

相手にわかりやすく説明するための極意

1 テーマを伝える

相手に物事を説明するにあたって特に大切なのは「テーマ」です。流暢に話をされても、何のテーマについて話しているのかが分からなければ、ぜんぜん頭に入ってこないでしょう。
また、テーマが分からないと、想像を働かせることができないために必要な質問も浮かんできません。相手に説明する際には初めに「私が今から説明するのは〇〇です」と、テーマをはっきり伝えることが重要です。

2 話したい内容の数を伝える

「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意
出典:unsplash.com
何も知らないままだと「この説明はどれくらい続くんだろう」などと思ってしまうもの。話を始める前に、「今日伝えたいことは3点あります」のように、ポイントの数を先に言いましょう。

3 最初に伝えたいことを端的に話す

次に、「ひと言」で端的に結論を述べます。先に結論を述べることによって話の方向性が伝わりやすくなり、仮にそこで浮かんだ疑問があれば、それを抱きながら話を能動的に聞くことができるからです。

4 理由を述べる

その上で理由を述べましょう。テーマがあって結論も先に出ている場合、「理由」はより理解を深めるための重要な肉付け部分です。もし、結論だけ聞いた時に疑問が浮かんでも、すぐに理由を伝えることによってより興味深く話の続きを聞くことができるでしょう。

5 具体例を挙げる

さらに、テーマについて身近に感じられるように具体例を挙げます。それまでは一般的な話だと思って聞いていたものでも、具体例を挙げることによってぐっと身近なものになります。
また、具体例が身近であればあるほど、自分の身の回りにもテーマとなりうるような問題があるということに、改めて気づくきっかけにもつながるでしょう。

6 結論で締めくくる

そして一番最後に総括として結論を述べます。3番目の「伝えたいことを一文で述べる」のように方向性を示すものではなく、説明を締めくくり、念押しするための結論です。

この流れ、実は身近な法則とそっくりなんです

誰もが聞いたことのあるこの流れを、振り返ってみよう

誰かに説明をする際、1から6までの順で話を組み立てることが、よりわかりやすく伝えるためのルールです。ですがこの流れ、実はちょっと馴染みがあると思いませんか?

学校の授業を思い出して、シミュレーションしてみよう

「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意
出典:unsplash.com
学校、特に小学校はこの流れで授業を進めているのではないでしょうか。例えば、「今日は〇〇についてお勉強します」というように、始めにテーマを提示します。
そして、「今日覚えて欲しいのはこの3点です」のように、覚えるべき事柄の数と結論を提示し、その後に理由として、内容に肉付けしていくでしょう。
「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意
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自分で考える科目であれば、「身の回りに同じようなことがないか探してみましょう」など、より身近に感じられるよう具体例を考えさせることもあるでしょう。
「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意
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そして、授業の最後は「今日のまとめ」として念押しの結論で締めくくります。誰かにわかりやすく説明をする極意というのは、実は私たちが多くの時間を過ごしてきた学校での学びのプロセスとそっくりですね。

この流れを使って説明上手になろう!

「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意
出典:unsplash.com
大人になると限られた時間の中に多くの情報を詰め込んだり、専門用語を多用しがちです。でも、「説明」はいかに話すかよりも、聞き手に理解してもらうことが大事ですよね。
「説明上手」になろう!相手によりわかりやすく話を伝えるための極意
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わかりやすい説明をするための一連の流れにのっとって、わからなくなった時には自分が受けてきた授業を思い出しながら、説明をしてみましょう。良い反応が返ってきたときにはすでに、あなたは説明上手になっていますよ。

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