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空いた時間を有効に使おう!《仕事を早く終わらせる》ためのメソッド

空いた時間を有効に使おう!《仕事を早く終わらせる》ためのメソッド

自分に課せられた仕事があり、それが終わればあとは自由な時間が待っている、という場合。きっと誰しも早く仕事を終わらせたいと思いますよね。実は、仕事を早く終わらせるためには、作業スピードを上げるよりもっともっと大切で、重要なことがあるんです。あるひとつの仕事を課せられた時の最善の取り組み方について、改めて考えてみませんか?2020年07月29日作成

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仕事を早く終わらせたい… 

空いた時間を有効に使おう!《仕事を早く終わらせる》ためのメソッド
出典:pixabay.com
自分に課せられた仕事が終われば帰って自分の時間にできるという時、できるだけ早く終わらせたい!と思いますよね。けれど、指示通りに終えたつもりが上司からOKが出ずになかなか帰ることができなかった、という経験がある方も少なくないでしょう。
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指示通りに仕事をしたつもりが、なぜかOKが出ない…。これは仕事を指示した上司と仕事を受けた自分との間で、イメージがズレでいることに起因しているはずです。では、このズレをなくして仕事を早く終わらせるためにはどうしたら良いのでしょうか。

仕事の早い人とは?

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そもそも、仕事の早い人、とはスキルが高かったり作業スピードが早い人をイメージしがちです。ですが、それらよりもっと仕事全体にかかる時間を左右するのが「やり直しの有無」ではないでしょうか。
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作業スピードが相当早くても大がかりな見直しをかけるのと、作業スピードは劣るもののやり直し箇所が全く無いのとでは、圧倒的にやり直しが無い方が仕事が早く終わりますよね。
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さらに、やり直しというのは時間をとる上にやる気も湧きづらいもの。やり直しをいかに減らすかを考えることが、仕事をより早く終わらせるための秘訣になります。

仕事を早く終わらせるための5つのメソッド

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例えば、上司に新商品を説明するための資料を作って欲しい、と頼まれたとしましょう。この指示によってすぐに思い付きで新商品の名称を羅列したような資料を作っても、やり直しになることは目に見えていますよね。では、どんな方法ですすめていけば良いのか、順に見ていきましょう。

1 アウトラインを作る

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まずは、その資料をどんな風に使うかイメージし、アウトラインを作ります。社内向けの資料なのか、お客様のところまで持っていく資料なのかによっても、作り方は変わってきますよね。
今から作ろうとする資料は、いつ、誰が、誰に対して、どのように使うか、という方向性をアウトラインにしっかりと落とし込んでいくことが大切です。

2 ゴールを具体的な言葉で決める

アウトラインを決めるにあたって最終的なゴールを決めることは重要です。この場合、新商品をわかりやすく説明する資料を作ることがゴールではなく、「売れること」がゴールですよね。
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その際、特に力を入れている新商品があるのなら、売上全体のうち「何%達成を目標とする」など、より具体的に誰もが共通の認識として理解できるような言葉で、ゴールを設定することがポイントです。

3 そこに至るまでの問題点を明らかにする

いざ作ろうとした時、資料の量が膨大になり過ぎるとか、使用できる画像やデータが古い、などの問題点が出てくるかもしれません。それらの課題に対する解決策をあらかじめ考えておく必要があります。

4 アウトラインのすり合わせをする

1から3までをしっかり固めたら、上司に確認し、イメージにズレがないか細かいところまで詰めていきます。ズレはやり直しとなる大きな要因です。同じ方向を向いているか、このタイミングでしっかり確認しましょう。
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この時、明らかになった問題点について各部署や担当者に働きかけてもらうなどして、自分の力だけでは及ばない部分は力を借りるように手配しましょう。

5 作業にかかる

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4まで終われば、後は実際に作業に取りかかるのみです。アウトラインを作り、すり合わせさえ丁寧に行えば、よほどのことがない限り、大変なやり直しは発生しないでしょう。

早く仕事を終えるには全体を広く俯瞰することが大事

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仕事は、自分の担当部門だけを見ればほんの一部分で小さく感じてしまうかもしれません。ですが、それが全体の中の大切なパーツと考えれば、無駄なものなど一切なく、全てが繋がっていますよね。
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受けた指示をアウトラインから考えることで仕事全体の流れを掴めるので時短できる上に、後々まで経験値として生きてくるような有意義な仕事をすることができるでしょう。早く仕事を終えるために、そして気持ちよく仕事をするために、まずはアウトラインを見つめるところから始めてみませんか?

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