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在宅ワークもマナー美人で。ビジネスチャットを使うときの8つのコツ

在宅ワークもマナー美人で。ビジネスチャットを使うときの8つのコツ

在宅ワークが増えるに連れて、コミュニケーションとしての「ビジネスチャット」が普及してきました。手軽で便利なチャット機能ですが、まだまだ手探りで使っている人も多いようです。対面しないやりとりでは、相手への思いやりやちょっとした工夫が大切なポイントに。ビジネスチャットを使うときのコツやマナーをご紹介するので、在宅ワークのヒントにしてみてくださいね。2020年05月25日作成

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新しい働きかた、私たちもアップデートできている?

在宅ワークもマナー美人で。ビジネスチャットを使うときの8つのコツ
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今や浸透しつつある在宅ワークという働きかた。家にいながら柔軟に働けるというメリットの反面、戸惑いを感じる場面も多いですよね。
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特に、社内会議や取引先との打ち合わせの代わりに行う「ビジネスチャット」は初めて体験する人もいるでしょう。文字テキストだけでのコミュニケーションは、対面に比べると意思の疎通が難しいですよね。
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仕事上のチャットは、家族・友人とのチャットや、形式の決まったビジネスメールとはまた違う使いかたが求められます。今回の記事では、ビジネスチャットの特徴を踏まえながら、相手にとって分かりやすく、効果的な使いかたのコツをご紹介したいと思います。

ビジネスチャットの特徴と使いかたのコツ

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「ビジネスチャット」とは、オンライン上で文字ベースの対話を通して仕事をすることです。場所を選ばずに、様々な打ち合わせを遠隔で行うことができます。ビデオ通話を併用することもでき、会話するような気軽さが生み出すコミュニケーションの量とスピードが特徴と言えるでしょう。
最大のメリットは、複数の人と同時期に情報共有ができ、その場でレスポンスをもらえることでビジネス展開が早くなるという点です。この点を踏まえながら、ビジネスチャットをどのように使ったら、効率的で分かりやすいコミュニケーションが取れるのかを見ていきましょう。

1. 形式は気にしない

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本題について素早く話し合うことが重視されるビジネスチャットでは、ビジネスメールのような季節の挨拶や定型フォーマットは省略しましょう。思いやりのある文章や丁寧な言葉使いを大切にすれば、本題をストレートに投げかけられるのもチャットのメリット。文書にかけるリソースが減りますし、見ている側も要点が分かりやすくなりますよね。

2. テンポ良く反応する

会話のように進んでいくチャットでは、テンポを保ちながら細やかに反応することも大事です。例えば、聞き役に徹しているときは相槌のかわりにスタンプでリアクションをしたり、返答に時間がかかりそうなときは相手を待たせずその旨を伝えましょう。
対面していなくても「聞いていますよ」「ちょっと確認させてくださいね」といった反応をもらえれば、安心してやりとりを進めていくことができますよね。

3. 一回のテキストは短めに

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スクリーン上でスピーティーに展開するビジネスチャットでは、長文は読みづらいものです。文章ボリュームが多い場合は箇条書きにしたり、図にして画像投稿するのも一つの手です。
一回の投稿に詰め込まず、見ている人の頭に入りやすい工夫をすることでより伝わりやすくなりますね。

4. 概要をまず伝える

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チャットをスタートするときや話題を変えるときには、「質問」「報告」「相談」のように内容を表すタイトルを付けておくとその後の展開が分かりやすくなります。会話のような体裁とはいえ、思いつくままに書き込んでしまうと読む側には負担になることも。文章を送る前に内容を自分で整理しておくことで、丁寧なコミュニケーションを取ることができます。

5. 目的別にグループを設定する

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複数でビジネスチャットを使うときは、目的別にグループ分けしてスレッドを立ち上げることをおすすめします。とはいえ、あちこちにグループが乱立すると混乱を招いてしまうことも。全員参加のコミュニケーション用や、メンバー限定のプロジェクトごとに分けるなどして体系的に作るといいかもしれません。

6. 検索できるようにする

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ビジネスチャットを使う中で困る場面の一つが、大事な提言や決定などがタイムラインとして流れてしまうこと。後からスクロールして全てのチャットを確認するのは大変な手間ですよね。そんなときに便利なのが「検索機能」。後からでもトピックを遡るためには、要所要所で検索ワードとなる単語を書き込んでおくことがポイントです。

7. メンションや引用を活用

文字だけが流れていくチャットでは、対応が必要なことをうっかり見逃してしまうと怖いですよね。そんなときはメンション機能の出番です。@マークなどでメンバー名を指定して書き込むと、本人へ通知される優れもの。特定の人への質問や依頼を丁寧にコミュニケーションすることで、お互いの安心に繋がりますよね。また、リマインドをしたいときや過去の発言を踏まえて話したいときは、該当のチャットを引用してから発言すると、意志の疎通がしやすくなるメリットが。

8. ツールを分散させない

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在宅ワークでは、従来の仕事の進めかたとは変化も大きいもの。今まではeメールや電話で伝えていたことも、ビジネスチャットで伝える機会のほうが多くなるかもしれません。気を付けたいのは、伝達や共有ツールが分散してしまうと仕事が進めにくくなってしまう点です。どのツールでやりとりしたか忘れてしまい、資料が見つからない、決定事項が確認できないということも。
ビジネスチャットのサービスによっては、タスクの進行管理やファイルの共有機能も付いています。なるべく一つのツールに集約するほうが、混乱を避けられるのでおすすめですよ。

場所を選ばず、心地よく仕事できる未来へ

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今までに経験したことのない状況の変化に、手探りで過ごす日々が続いています。直接顔を合わせて話すことの大切さを痛感する人も多いことでしょう。
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ちょっとした工夫と柔軟さで、「伝える力」は磨かれていきます。どこにいても心地よく仕事ができるよう、少しずつでも前向きに進んでいけるといいですね。

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