同じ時間で、最大限のパフォーマンスを
与えられた時間をいかに上手に使っていくかは、私たち次第。仕事は効率的に、短時間で上手に進めていきたいものですよね。
凝り固まった考え方は仕事を効率的に進める妨げになります。柔軟に、新しいやり方を受けいれ、さまざまなことを試してみましょう。スモールステップを重ねていくことで、自分らしい効率的なやり方を見つけることができるかもしれません。
仕事を効率的に進められる人の特徴
仕事を効率的に進められる人には特徴があります。今、自分が抱えている作業を俯瞰的に見ること、そしてミクロ的に見ること。この両方を同時にできる人は、作業の全体像を把握し、作業工程をじっくり考えていくことができる人です。
そして、人との関わりを大切にし、コミュニケーションを取っていけるということも重要です。便利なツールやアイデアも積極的に取り入れ、取捨選択していくことで、仕事をどんどん効率的にこなしていけるようになります。
仕事を効率化するための小さなアイデア
1. to do listで作業を見える化
いくつもの仕事を同時にこなしていくためには、自分が何をしなければならないか、明確にしておく必要があります。やらなければならないことをto do listを使って見える化することで、仕事全体のボリューム、そして優先順位を確認していくことができます。
やらなければならないことをリスト化すると同時に、締め切りも一緒に管理しておきましょう。締め切りが早いものほど、着手もはやくしなければなりません。ガントチャートなども利用して、全体を俯瞰しつつ、今、やるべきことを考えていきましょう。
2. タイマーを利用して短時間集中する
一日中、仕事に集中しているというのは、多くの人にとってあまり効率的なことではありません。上手に緩急をつけて、作業をこなしてきましょう。タイマーを利用して、短時間集中したら、すこし席を立って体を動かして休憩を入れ、次の集中に備える。こうすることで、作業効率は確実にアップします。
長時間だらだらと考えるよりも、小休止と集中を繰り返すことで、ストレスも軽減され、体の負担も軽くなります。休憩中には、香りのよいコーヒーなどでリラックスするのもいいですね。
3. 午前中を生かす
人は午前中の方が集中力が高いと言われています。たっぷり眠った後は、頭の回転も速くなるので、同じ処理を行っても、夕方よりも効率的に作業していくことができるはずです。じっくり考える必要のある作業は、午前中にもってくるといいでしょう。
できるだけ午前中に仕事を進めるというデッドラインを設けておくと、集中力もより高まります。朝が苦手な人は、朝日を浴びたり、軽く体を動かすことで脳をしっかりと目覚めさせ、仕事に臨んでみましょう。
4. ブランク資料から作り始める
ブランク資料というのは、資料作りの最初に行う全体の大きな枠組みのようなものです。詳細は書かず、全体の構成を考えることで、俯瞰的な見方ができるようになります。必要な情報を一覧することができ、最短ルートで資料作成できます。
具体的な数値などは入れず、資料の方向性を考えつつ、大枠を作っていきます。上司にも早い段階でチェックしてもらえますし、本当に必要な情報だけで資料の質を高めていくことができます。
5. 仕事を効率化できるアプリやツールを利用する
エクセルやワードをiphoneやスマホで活用
iphoneやスマホに仕事を効率化できるアプリを入れておくのはとても重要です。スマホにアプリを入れておけば、移動中やちょっとした空き時間にも作業を継続して行うことができます。エクセルやワードなどを使って、出先で資料を確認することができれば、とても効率的ですよね。
DropboxやEvernoteでクラウド上に保管
DropboxやEvernoteなどのクラウドサービスを利用すると、端末を圧迫することなく、たくさんの資料をいつでも使うことができるようになります。仕事だけではなく、学校や幼稚園などのお手紙などもこうしたツールを使って管理すると後から見返すときにも便利です。
6. パソコンのデスクトップ壁紙をチェンジする
パソコンのデスクトップを工夫することで、to do listと同じような効果を得ることができます。エリア分けに使えるような壁紙をチョイスして、アイコンをそれぞれのエリアに分けておけば、一目で何の仕事に関わるものなのか、見分けられますね。
７、退屈な事務作業は夕方に持ってくる
夕方になってくると、どうしても頭も体も疲れて、処理効率が悪くなってきます。そういう時には無理をせず、さらりと進められる事務作業をもってくるのがおすすめ。頭を使うことは午前中に、あまり深く考えずにできる単調な作業などを夕方にと、切り分けを行うことで、一日の流れがスムーズになります。
8. 効率化グッズを活用する
探し物を減らすための道具
仕事を効率的に進めることができなくなる妨げのひとつに、探し物があります。必要な資料などを探す時間は非常に無駄の多い時間です。最初のファイリングを工夫することで、探し物の時間は飛躍的に少なくなります。
きちんとしたファイルに収めていく前の資料などは、ハンギングフォルダーを活用していくと分かりやすく、保管していくことができます。案件ごとに見出しをつけ、日付順、あいうえお順など、ルールに則って、保管しておきましょう。探しやすくなります。
フォルダーやファイルにはテプラなどを使って、簡潔に内容が分かる見出しをつける習慣を付けましょう。やみくもにファイルを探すのは時間の無駄です。こまめに見出しをつける習慣を作ることで、誰にでも分かりやすい資料の保管ができるようになりますね。
頭を整理するのに大切なノートと付箋
パソコンを使って作業していても、頭の中を俯瞰的にまとめるために、ノートを使ってアナログに見える化してみるのもおすすめです。アイデアを出したり、大きな流れを書き出したり。ノートを使ってみると、いつもと違ったアイデアが見えてくることもあります。違ったアプローチを幾通りも持っていることは、効率的な作業を進めることにもつながります。
アナログな付箋も頭の中を整理するのに重要なツールです。優先度を考えたり、忘れてはならないことを整理したりするのにも役立ちます。
小さな作業を効率的にこなす文房具
事務作業を効率的にこなしていくには、よく手入れされた使いやすい文房具が必要です。効率に特化したユニークな文房具を積極的に取り入れてみるのもいいですね。こちらのテープカッターはなんと貼り終わると自動でテープが切れるという片手で操作できるテープカッターです。封入作業などが時短でできそうです。
形が面白いこちらのハサミは、段ボール箱などを開ける際、ハサミを開けずに握ったまま使うことができるというアイデアグッズ。もちろん普通のハサミとしても使えます。
持っていると便利なデジタル系効率化ガジェット
ついついどこかに置いて、行方不明になってしまうスマホ。急いでいるときに限って見当たらないものですよね。そんなときに便利なのが、こちらの小さなtileというキーホルダーです。これは専用アプリをダウンロードすれば、スマホとキーホルダーでお互いに、お互いを探すことができるようになります。鍵や鞄にキーホルダーを付けておけば、いつでもスマホを見つけることができますよ。
スマホの充電をするのに欠かせないライトニングケーブル。こちらは、スタイリッシュなデザインの巻取り式ケーブルで、先端部分がライトニングとMicro USBの2in1になっているというユニークな商品です。バッグにひとつ忍ばせておくと、いざという時に力を発揮してくれます。
9. 簡潔な報告を心がける
情報を共有できる報告はこまめに行いたいものですが、だらだらと長い報告は自分だけではなく、上司や同僚の時間も無駄にしてしまいます。報告は簡潔に行うことを心がけましょう。まず最初に結果から話すようにすると話がまとまりやすくなります。
10. すべて一人で抱え込まない
仕事が早い人は、周りの人と上手に仕事を共有しています。一人で抱え込むより、状況を確認しつつ、他の人とも分業していくと、仕事の質がぐっと向上します。仕事をお願いする相手を見極めるためには、普段からのコミュニケーションが重要になります。
自分だけでやった方が質が高いと思い込むのは間違いです。他の人のやり方を学ぶことも大切です。切磋琢磨していくことで、より効率的で、うまいやり方を見つけることだってできるかもしれません。最終的に上質な仕事ができるよう、全体を見渡し、上手に調整して、効率的にこなしていきましょう。
仕事効率化に役立つ本をご紹介
本田直之『面倒くさがりやのあなたがうまくいく55の法則』
面倒なことを放っておくと、もっと面倒なことになる。そうなる前に手を打つための方法を学べる一冊です。ほんの少し考え方を変えることで、毎日を効率的に過ごすためのヒントが見つかります。
中島聡『なぜ、あなたの仕事は終わらないのか』
時間の管理の仕方をあらためて考えさせてくれる一冊です。著者の成功体験から、ロケットスタートの大切さを学ぶことができます。さらさら読める読み物としてもおすすめです。
飯野謙次『仕事が速いのにミスしない人は、何をしているのか? 』
失敗やミスを回避して、自己ブランド力を上げ、効率的に仕事をこなしていく。そのためには、まず、失敗やミスをしないことが大切です。ちょっとしたコツを知るだけで、仕事のスピードと質がぐっと向上します。
伊藤羊一『1分で話せ 世界のトップが絶賛した大事なことだけシンプルに伝える技術』
「相手に伝える」ことが上手になると、圧倒的に仕事のスピード感が上がります。ロジカルな1分ストーリーを作り上げることができれば、相手に上手に伝えることができるようになります。相手の右脳と左脳に働き掛けるというユニークな方法を学べます。
効率化の方法を駆使して、時間の余裕を手に入れよう
同じ仕事なら、当然、ミスなく早く処理できた方がいいですよね。仕事を効率的に進めるためのちょっとしたコツや新しい考え方を知ることは、私たちをワンステップ向上させてくれます。時間に追われるのではなく、余裕をもって仕事をしていくためにも、少しずつでも効率化していけたらいいですね。
一日の時間はだれにでも、平等に24時間。仕事をするだけではなく、食事をしたり、眠ったり、家事や育児をしたりと私たちにはやることがたくさん！