また、子どもの習い事や学校からの連絡など、さほど親しく無い相手とラインを使ってやり取りすることも多いでしょう。そんなビジネスメールや連絡メールですが、誤字脱字が多いと、どんな印象を受けますか？
誤字脱字が与えるマイナスイメージとは？
もしメールの相手が気心の知れた仲間や仲の良い友達だとしたら、誤字脱字があっても、より親しみを感じてもらえたり笑える話としてプラスに受け取られることも多いでしょう。
けれど、ビジネスメールや連絡メールとなると、そそっかしい人と思われたり、最悪は信用をなくしてしまうかもしれません。また、間違い方によっては、相手に失礼な印象を与えたり、不快な思いをさせてしまう可能性もあります。
さらに、誤字脱字があることで大事な内容がしっかり伝わらなかったり、悪い印象しか残らないとしたら…そんなメールは何が何でも送信したくありませんよね。
これで誤字脱字は防げる！今すぐできる4つの覚え書き
誤字脱字は可愛いげのあるミスなのかもしれません。ですが、自分で思うより相手にマイナスイメージを与えているとしたら、残念なことですよね。ではどうしたら誤字脱字を防げるのか、見ていきましょう。
Ⅰ 間違いがあるという前提で見直す
自分で書いたものを自分で見直すと間違いに気付きにくいものです。自分の文章に自信があればなおさらですよね。一度見直してミスがなかったら、「もうミスはない、完璧だ」と思うのではなく、「間違いがないなんておかしい」と疑ってかかるようにしましょう。
もう完璧だと思っても、ミスを見逃していることはあります。時間をかけてもう一度、一字一句確認しましょう。可能であれば、自分以外の誰かとダブルチェックをするのが理想です。
Ⅱ プリントアウトして確認する
パソコンの画面を凝視しながらの確認作業は目が疲れますよね。それにより集中力が続かないこともあるでしょう。画面上ではなく、プリントアウトしたものを使って、指で文章を追いながら確認しましょう。
声を出せる環境であれば、声に出して読み上げることも誤字脱字を防ぐのに有効です。目だけでなく、耳から入る音によっても見つけやすくなります。
Ⅲ 時間をおいてから確認する
書いたらすぐに送信するのではなく、ある程度時間をおいてから確認・送信しましょう。時間をおくと冷静に読み直すことができ、誤字脱字だけでなく文脈についても確認できます。
とは言っても急ぎの連絡であるとか、締め切りがある場合も多いですよね。そんな時には一度、全く違う文章を読むことで頭をリセットさせましょう。
Ⅳ 文末から確認する
自分で書いたものを書いた通りの順で確認すると、内容が頭に入っているため、たとえ誤字脱字があっても推測で補うことができてしまいます。
そのため、書いた通りの文頭からではなく、文末から読む、あるいは文単位ではなく文節単位で確認するなど、読む順序や視点を変えると確認の精度が上がります。
誤字脱字ないことはマナーと心得ましょう
メールって、送り手は送ったことに満足してしまいがちですね。けれど、メールを読む人のことを想像してみましょう。誤字脱字が多いメールは、それだけで気分をガッカリさせてしまうものですよね。
その上、特にビジネスメールにおいては送り手個人や属する会社まで、信用性に欠けると思われてしまうかもしれません。また、「宛名」を間違える、宛名に「様」をつけ忘れるなどの誤字脱字であれば、不快に思われるのは当然のことですよね。
ですが、目で確かめることのできる誤字脱字は、自分の努力次第で防げるものです。せっかく書いたメールによってマイナスイメージを生まないように、自分に合う方法でしっかり確認しましょう。そして、誰とでも気持ちの良いやり取りができたら素敵ですね。
一度も会ったことのない相手や会話を交わしたことのない相手とのビジネス上のやりとりなど、送らない日は無いといっていいくらい、メールは仕事において欠かせないツールになっていますね。